ISÇI ÖZLÜK DOSYASINDA NELER OLMALI ?

07.05.2016 Dr. Resul KURT- 2180 görüntülenme YAZDIR

Isçi özlük dosyasinda neler olmali?

Resul KURT

Dünya Gazetesi / 06.05.2016

 

Son günlerde kisisel verilerin korunmasina yönelik yapilan yasal düzenlemelerle birlikte özlük dosyasinin ve bu anlamda özlük dosyasindaki bilgi ve belgelerin muhafazasi önem kazanmistir.

Kisisel verilerin islenmesinde basta özel hayatin gizliligi olmak üzere kisilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kisisel verileri isleyen gerçek ve tüzel kisilerin yükümlülükleri ile uyacaklari usul ve esaslari düzenlemek üzere hazirlanan 6698 sayili Kisisel Verilerin Korunmasi Kanunu 07.04.2016 tarih ve 29677 sayili Resmi Gazete'de yayimlandi

Is Kanunu’nun 75. maddesine göre, isveren çalistirdigi her isçi için bir özlük dosyasi düzenler. Isveren bu dosyada, isçinin kimlik bilgilerinin yaninda, bu kanun ve diger kanunlar uyarinca düzenlemek zorunda oldugu her türlü belge ve kayitlari saklamak ve bunlari istendigi zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadir.

Is Kanunu'nda isçi özlük dosyasinda yer alacak belgeler açik olarak belirtilmemistir. Ancak, is basvuru formu, is sözlesmesi, görev tanimlari, nüfus kâgidi örnegi ve vesikalik fotograf, ikametgâh ilmühaberi (yerlesim belgesi), adli sicil kaydi, ISG egitim belgeleri, mesleki egitim belgeleri, saglik raporlari, diploma sureti, deneme süresi degerlendirme formu, ihtarname, tutanak ve diger belgeler, disiplin kurulu kararlari gibi belgeler yer alabilir.

Isveren, isçi hakkinda edindigi bilgileri dürüstlük kurallari ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasinda isçinin hakli çikari bulunan bilgileri açiklamamakla yükümlüdür.

***

Özlük dosyasi kaç yil saklanacak?

Is mevzuatinda özlük dosyalarinin kaç yil saklanmasi gerektigi yönünde bir hüküm bulunmamaktadir. 

SGK mevzuatina göre; isveren, isyeri sahipleri; isyeri defter, kayit ve belgelerini ilgili oldugu yili takip eden yilbasindan baslamak üzere on yil süreyle, kamu idareleri otuz yil süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurlari ise görevleri süresince saklamak zorundadir.

SGK'nin denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarinca istenilmesi halinde de bu kayit ve belgelerin onbes gün içinde ibraz edilmesi gerekmektedir.

Bununla birlikte, Is Sagligi ve Güvenligi mevzuatina göre kisisel saglik dosyalarinin 15 yil saklanmasi gerekmektedir.

Piyasada “isçi özlük dosyasi” olarak satilan dosyalarin çogunlugunda, dosyada yer almasi gerektigi belirtilen belgelerin kanunî zorunluluk gibi algilanmaya yol açtigi ve isverenleri gereksiz kirtasiye sikintisina soktugu görülmektedir. Bu dosyalarda belirtilen birçok belge, yasal zorunlulugu bulunmayan, uygulamada teamül olarak uygulanan belge ve kayitlari da içermektedir.

Özlük dosyasinda hangi belgeler olmali?

Isçi özlük dosyasinda bulunmasinda fayda bulunan belgeler;

- Is basvuru formu örnegi,

- Is sözlesmesi örnegi,

- Görev tanimlari, 

- Nüfus kâgidi örnegi ve vesikalik fotograf,

- Deneme süresi degerlendirme formu,

- Ihtarname, uyari, tutanak ve diger belgeler, 

- Disiplin kurul kararlari

-  Nüfus müdürlügünden alinacak ikametgâh ilmühaberi, 

- Adli sicil kaydi,

- Diploma sureti, 

- Nakil gelen personel için kümülatif vergi matrahi ve gelir vergisi tutari,

- Kan grubu karti,

- Evli personelin evlilik cüzdani fotokopisi (esin ve varsa çocuklarin nüfus cüzdani fotokopileri),

- Askerlik yapan personelin terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili belgeler,

- Saglik raporlari,

- Teslim edilen araç gereç için zimmet belgesinin bulunmasi faydali olacaktir